6 dicas de mestre para utilizar o melhor do Gmail

Você sabia que o trabalhador médio gasta 28% de sua semana de trabalho respondendo e-mails?

Uma pesquisa da Radicati Group descobriu que em uma semana tranquila um colaborador chega a gastar mais 11 horas por semana lidando com envios e respostas de e-mail, isso significa em média mais de 620 correios toda semana!  

Ou seja, gerenciar e-mails é uma tarefa que no fim acaba levando muito do nosso tempo e muitas vezes, pode se tornar uma tarefa nada produtiva. Por isso, preparamos um conteúdo repleto de dicas sobre o Gmail que irá te ajudar a economizar tempo nessa missão aproveitando ao máximo todos os recursos de mensageria do G Suite! 

 

Veja como:

1. A inteligência artificial do Gmail te ajuda a escrever e-mails mais rápidos 

O Google lançou recentemente o Escrita Inteligente - ou Smart Compose - uma ferramenta que te ajuda a economizar tempo ao escrever um e-mail terminando as palavras para você.

O Smart Compose  compreende o seu estilo de escrita e completa as suas frases a partir do modo que você escreve . Se você digitou  algo como “O que vamos jantar no próximo final de semana?”, o Gmail entenderá a frase “próximo final” irá recomendar “de semana”  para terminar a frase.

Para deixar essa ferramenta disponível na sua conta, vá nas configurações do seu Gmail e encontre a aba Smart Compose (escrita inteligente). Assinale “Ativar as sugestões de escrita” e salve! Assim você vai sempre receber novas sugestões enquanto compõe um novo e-mail. 

2. Aprenda como Sair de todos os devices ao mesmo tempo!

Se você logou a sua conta em um device compartilhado ou no computador de algum amigo e não tem certeza se saiu da conta assim que terminou de usar, saiba que é possível você se deslogar com apenas um clique! 

No seu computador ou desktop, se direcione ao fim da tela do seu Gmail e clique em “Detalhes”.

Ao clicar, uma nova janela será aberta e você poderá rapidamente visualizar  todos os logins que foram feitos recentemente na sua conta. Para encerrar o acesso em computadores e devices desconhecidos, é só clicar em “encerrar sessão”. Dessa forma, o Google desativará o seu acesso em todos os aplicativos e navegadores anteriores.

3. Aproveite o novo recurso e programe os seus e-mails 

Outra novidade do Gmail é a programação de envios! O Google disponibilizou na própria plataforma do Gmail um recurso que permite que você programe envios de e-mails no horário ou data que você preferir. 

Para utilizar essa ferramenta é simples: 

Ao utilizar a  versão desktop do Gmail, clique  na seta próximo ao botão “Enviar” e programe a data personalizada. 

Para utilizar o recurso na versão mobile, clique nas três bolinhas que aparece no topo da página enquanto estiver escrevendo o e-mail e agende a melhor data para esse envio. 

4. Inteligência para adiar um e-mail

Se você é daquelas pessoas que recebem um grande volume de e-mails durante o dia, imagino que para você seria muito interessante se fosse possível ocultar os e-mails  que não demandam tanta atenção por hora certo?! 

Foi pensando em casos como o seu que o Gmail permite agora que você realize essa ação sem ter que deixar as mensagens selecionadas como ‘não lidas’. 

Para usar essa ferramenta em seu desktop, a cada nova mensagem, o Google apresenta um ícone de relógio ao lado direito  ao clicar no respectivo ícone você pode escolher o horário que deseja que o seu e-mail volte para a sua caixa de mensagem e assim, consegue tratar aquela demanda com maior foco e produtividade. 

Caso você queira trabalhar naquele e-mail antes da data que você estipulou que ele  volte para a sua caixa de mensagem, é só ir em “Adiados” no menu a esquerda da tela e acessá-lo normalmente. 

No app Gmail no aparelho celular você encontrará o recurso “Adiar”, selecionando o e-mail e clicando no ícone com três bolinhas no topo da tela. 

5. Gmail Off-line

Se a sua internet está com uma conexão ruim ou você está com um tempo livre para terminar de trabalhar em alguns e-mails, mas está sem conexão wi-fi, o Gmail te permite acessá-lo de modo  offline. 

Para utilizar esse recurso, basta  ir em configurações, clicar na aba “offline ”, selecionar  a opção “ativar modo offline” e escolher a quantidade de dias de mensagens que você quer sincronizar.  

Algumas dicas para utilizar essa opção da maneira mais fácil é adicionar o mail.google.com aos favoritos, para que você consiga acessar o modo off-line mais rapidamente.

Atenção, caso a sua conta seja do trabalho peça para que o administrador da console libere essa opção. 

6. Novos recursos de confidencialidade para o seu Gmail 

Se você trabalha com informações confidenciais via e-mail, pode ser uma boa ideia usar o modo confidencial do Gmail. Quando você realizar envios no “modo confidencial”, o destinatário vai receber junto com ele uma notificação sobre os limites impostos por você. Essas restrições evitam, por exemplo, que um destinatário compartilhe um e-mail com dados sensíveis acidentalmente ou faça o download do conteúdo enviado. 

Para utilizar o modo confidencial no desktop, redija  o seu e-mail normalmente e clique no ícone do cadeado com um relógio no canto inferior direito da aba. Ao abrir a janela você poderá escolher uma data de expiração para o seu e-mail, assim como você poderá escolher o envio com senhas. 

Se você escolher “Sem senha por SMS”, os destinatários que usarem o aplicativo do Gmail poderão abrir a mensagem diretamente e os que não usarem, receberão a senha por e-mail. 

Se você escolher “Senha por SMS”, os destinatários receberão uma senha por mensagem de texto via celular. 

Outro detalhe importante é que caso tenha escolhido um prazo muito longo para que o e-mail expire, você pode remover o acesso antecipadamente e impedir que o destinatário abra o e-mail antes da nova data de validade (que pode ser logo nos próximos minutos, para “cancelar” o envio).

E para aproveitar esse recurso pelo celular, é só clicar nas três bolinhas no canto superior do seu e-mail e selecionar “modo confidencial”. 

Observação: Lembre-se que é preciso pedir para o seu administrador liberar essa opção para você, caso a sua conta seja do trabalho ou estudantil.

 

O e-mail chegou para ficar, mas isso não significa que ele precise consumir sua vida no trabalho. Com o pacote do G Suite, sua equipe pode gastar menos tempo com aplicações únicas e aproveitar outras ferramentas que facilitem a colaboração e produtividade com recursos complementares a sua caixa de entrada!

Se você ainda não sabe viver sem o e-mail, conta pra gente se gostou dessas dicas!