Por Greta em 13/07/2021
Os hábitos que desenvolvemos nas reuniões virtuais têm grandes implicações culturais e podem ter impacto nos objetivos da empresa. Confira insights e boas práticas para ter reuniões mais colaborativas, efetivas e produtivas.
Reuniões online, quando utilizadas de maneira errada, muitas vezes são vistas pelos colaboradores como cansativas e, em alguns casos, podem ser consideradas 'desnecessárias', resultando em estresse e baixa produtividade. A dinâmica geral da equipe, a maneira como nos portamos e interagimos, diz bastante sobre como a empresa vive de acordo com seus valores e sua cultura.
Reflita sobre as últimas reuniões que participou: Todos tiveram oportunidade de falar? Os participantes sabiam do objetivo da pauta e entendiam o porquê da sua participação ? As reuniões terminaram dentro de sua duração? Ou acabaram porque você ficou sem tempo reservado na agenda? Quanto tempo da sua semana foi dedicado a esses encontros?
Essas são exemplos de perguntas importantes, que nos permitem explorar com mais clareza o que está funcionando e o que poderia ser melhorado junto aos nossos times. Reuniões produtivas são mais do que reunir pessoas numa videochamada - é sobre cultivarmos juntos bons hábitos para ajudar a facilitar as conversas certas e, consequentemente, desenvolver uma cultura positiva de propósito e realização.
Confira 4 hábitos práticos para você aplicar hoje nas suas próximas chamadas no Google Meet com o objetivo de garantir reuniões mais colaborativas, efetivas e produtivas:
1. Estabeleça o engajamento dos participantes com acordos
Ao aceitar um convite para uma reunião, nós concordamos com um acordo implícito, garantindo aos demais que estaremos “presentes”, atentos e ativos no assunto. Por conta disso, atrasos, câmeras desligadas e falta de interação, mesmo que não intencionalmente, podem passar uma mensagem negativa, de desinteresse, dispersão e falta de engajamento.
Realizar acordos com os participantes da reunião é um hábito positivo que pode ser adotado ao início de cada encontro. Alinhar as “regras do jogo” assegura a atenção e o engajamento na conversa, dado que os envolvidos entraram em um consenso sobre o formato da reunião. Nesse cenário você pode entender, por exemplo, se todos concordam em ter suas câmeras ligadas ou desligadas.
Sinais visuais de que as pessoas estão engajadas e presentes também são importantes. Abrir as câmeras em reuniões online ajuda os colaboradores a se entenderem melhor pois possibilita uma leitura da linguagem não verbal entre as pessoas. O Google Meet, além de funcionalidades padrão, como a abertura de câmera, frequentemente entrega aos usuários recursos novos que apoiam essa dinâmica.
Uma de suas funcionalidades que pode ajudar com a prática do bom hábito dos combinados é a função de Alterar Layout. Ela te permite escolher entre diversos layouts de visualização de chamadas, podendo ver mais participantes ao mesmo tempo, conforme a quantidade de pessoas que estão na sala. Possibilitando que, em reuniões onde foi acordada a câmera aberta, todos possam se ver, se engajar no tema e ter um contato mais próximo.
2. Encoraje a participação
Em um contexto de trabalho remoto, é ainda mais importante se conectar com outras pessoas. Incentivar a participação ativa é fundamental, pois são nas reuniões onde a contribuição e a inovação podem ser alimentadas. As discussões são mais proveitosas quando pessoas com identidades, perspectivas e experiências diferentes podem contribuir. Definições e decisões feitas nesses encontros são mais valiosas e representativas.
Um hábito positivo, que pode ser feito em todas as reuniões, é incentivar que todos tenham seu momento de fala, criando oportunidades de participação. Por exemplo, fazer no mínimo uma pergunta onde todos os participantes tenham que responder. Isso ajuda a trazer opiniões diferentes para a discussão, o que enriquece a conversa, encorajando um ambiente aberto e colaborativo.
Existe mais de uma funcionalidade dentro do Meet que pode apoiar a fácil adoção desse novo hábito no dia a dia. Um bom exemplo de um recurso que nos ajuda na interação, é pedir para que os participantes expressem o seu desejo de falar ao "levantar a mão". Isso ajuda a manter o controle das interrupções, a finalização dos raciocínios de quem está falando e a organização do todo.
Outra opção é a função de Perguntas e Respostas. Nela os participantes podem fazer perguntas ou expor ideias durante as reuniões, sendo possível interagir com as colocações dos outros participantes, dando o seu voto nas considerações que acreditam ser mais relevantes.
3. Promova um ambiente de conversas seguro e transparente
A maioria das empresas tem espaço para melhorias quando se trata de incentivar a comunicação aberta e transparente, mas ainda sim, é comum encontrarmos colaboradores com receio de compartilhar suas opiniões e dificuldades. Isso acontece, pois seus gerentes ativamente e/ou passivamente desencorajam opiniões divergentes e repreendem erros.
Reuniões de status de projetos, por exemplo, pode ser um desses ambientes que acabam se tornando intimidadores para alguns colaboradores. Embora nem sempre explícita, a pressão de pares corporativos ou da entrega dos resultados é uma realidade. Afinal, quando foi a última vez que más notícias foram compartilhadas na sua equipe? Se projetos falham, eles são celebrados como uma chance de aprender?
Em reuniões de acompanhamento de projetos, um hábito positivo a ser adotado para promover conversas honestas é pedir a todos que indiquem o nível de confiança que têm em relação à conclusão do projeto no prazo. As respostas devem ser compartilhadas todas ao mesmo tempo, buscando trazer resultados mais sinceros. Dependendo de como os participantes se posicionarem em relação ao prazo, as razões poderão ser discutidas com transparência.
Um recurso interessante do Google Meet que pode contribuir com o desenvolvimento desse hábito é a função de Enquetes. Ela permite que o moderador da reunião configure rapidamente enquetes com múltiplas alternativas para os participantes votarem. Fazendo as perguntas certas é possível usar o recurso como um termômetro rápido e confiável da opinião dos participantes sobre determinado projeto, estimulando o diálogo, as conversas de qualidade, e levando a equipe para novas ideias e soluções.
Outro recurso interessante que pode ajudar a promover um ambiente de conversas seguro é a possibilidade de transmitir reuniões ao vivo para todo o seu domínio. Às vezes é difícil reunir todos os colaboradores para um evento da empresa, uma mensagem institucional ou para receber uma nova diretriz dos porta-vozes da organização. Com este recurso, você garante a segurança da informação para toda a sua empresa, ao mesmo tempo que promove um evento digital para todos poderem participar.
4. Reforce e alinhe os próximos passos
Em meio a tantos desafios que temos durante a semana, reuniões de alinhamento são essenciais para colocar todos na mesma página, especialmente em um cenário de trabalho remoto. Nesses encontros é possível otimizar projetos, acessar dificuldades e aproveitar melhor os recursos. É a partir disso que colaboradores podem perceber se os esforços deles estão na rota certa para alcançar bons resultados. Porém, chamar pessoas para uma videochamada e sair falando não é o suficiente para ter reuniões de alinhamento efetivas.
Como hábito positivo, ao fim de toda reunião, reveja os pontos de ação e de acompanhamento. Separe em tópicos tudo o que ficou decidido e revise com os participantes. Após isso, registre e compartilhe, de forma que fique de fácil acesso para todos em caso de futuras dúvidas ou revisões. Essa é uma maneira eficiente de assegurar que todos estejam alinhados em relação aos caminhos que serão tomados e as responsabilidades de cada um.
Para apoiar o desenvolvimento desse hábito positivo, o Google Meet disponibiliza recursos muito úteis para colaboração e alinhamento. Uma dica é a funcionalidade de Compartilhamento, que permite que um participante projete, para todos da videochamada, a tela de seu computador. Com esse recurso você pode compartilhar dentro do Meet um arquivo do Google Docs, como uma ata, ou um arquivo de Apresentações para alinhar com a equipe os pontos definidos.
Outra dica é que durante uma videochamada, você pode usar a ferramenta Google Jamboard, que é uma lousa interativa virtual. Você pode estar usando ela para discutir os pontos de ação e acompanhamento, ou debatendo ideias em conjunto com os demais participantes. Por fim, uma última dica de como o Meet pode te ajudar a criar esse hábito em suas reuniões, é o recurso de Gravação. Se nem todos puderem participar da reunião, ele permite que você deixe o conteúdo gravado para que outras pessoas possam assisti-lo depois.
[LEIA MAIS]: 5 extensões que te ajudam a otimizar suas videoconferências no Google Meet
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