Por Greta em 12/05/2020
Nem todo mundo se preocupa em mapear e calcular quantas vezes as tarefas do dia a dia são interrompidas para verificar os e-mails. O quanto esse hábito pode impactar no trabalho?
Um estudo realizado por pesquisadores americanos, publicado em novembro de 2019, revelou que essas pausas pontuais e corriqueiras para olhar a caixa de entrada podem atrapalhar consideravelmente a produtividade dos times em suas atividades de trabalho, já que constantes interrupções aumentam o nível de estresse das pessoas nos ambientes corporativos.
O estudo, realizado em dois grupos diferentes de participantes - sendo os que verificavam frequentemente a caixa de entrada e os que deixavam para conferir em lotes de e-mails em um determinado momento -, utilizou recursos de monitoramento para analisar: os níveis de transpiração ao redor do nariz e da boca, frequências cardíacas e respiratórias, expressões faciais e atividades das mãos no teclado de cada participante.
Como parte dos resultados, foi possível concluir que além do aumento de nível de estresse, também foi registrado que, aqueles que se distraíam com os e-mails, demoravam cerca de 25 minutos para conseguir retomar a concentração.
Como isso pode se refletir na minha empresa?
O costume do processo de verificar e responder e-mails varia de profissional para profissional, porém a cultura de enviar e receber mensagens pode ser otimizada. Desenvolver novas formas de trabalhar - de maneira que o e-mail não seja o único meio de comunicação das organizações -, e melhorar os processos de conexão com os times a partir de novas aplicações, pode evitar a maior parte de distração dos colaboradores e auxiliar no crescimento da produtividade das equipes.
Processos ineficientes nas organizações são a principal causa de tempo desperdiçado durante o dia de trabalho. Enquanto computadores automatizaram grande parte das atividades mais operacionais, muitos funcionários ainda perdem tempo com tarefas repetitivas e individuais. Entre os colaboradores de alta escala - como gerentes, supervisores e diretores -, é gasto por semana, em média, 28% do tempo resolvendo questões via e-mail, 19% fazendo follow-ups e 14% com comunicações internas com os seus liderados.
Todo esse tempo investido em tarefas tradicionais como essas poderiam ser repensados de forma mais produtiva e inteligente, a partir de soluções de colaboração que fossem além da comunicação habituada nos dias de hoje.
Apps para auxiliar a produtividade nas empresas
Um exemplo que pode contribuir efetivamente para esta melhora é a implementação da plataforma G Suite, o pacote de ferramentas corporativas do Google.
Empresas que já utilizam esse pacote de soluções se beneficiam com:
1. A redução de até 80% do uso de e-mails nas suas organizações
2. Economizam, em média, 144 minutos por semana ao fazer uso de ferramentas para trabalhar em colaboração.
Com os apps Google Docs, Sheets e Slides, é possível trabalhar, dialogar, comentar e produzir os conteúdos na mesma tela do arquivo com outros colaboradores ao mesmo tempo, sem a necessidade de múltiplos arquivos e versões diferentes, tornando o trabalho mais rápido e comunicativo entre si.
Muito da queda do uso de e-mail se deve ao uso de outros apps do G Suite, como:
• O Agenda: que engloba a agenda de todos os colaboradores e auxilia a achar um horário comum entre todos os participantes da reunião
• O Hangouts: chat nativo do Gmail, que possui histórico de chat e tira a necessidade da formalização por e-mail
• O formulário: aplicação para desenvolvimento de requisições, sistemas e pesquisas inteligentes -, entre tantas outras ferramentas que caminham em paralelo no dia a dia dos colaboradores, dispensando o uso restrito e exclusivo do e-mail.
Como implementar o G Suite e não depender do email corporativo?
A Gentrop é um parceiro de negócio estratégico que auxilia o mercado corporativo a encarar e investir nesse processo de transformação digital.
Confira os cases de sucesso mais recentes: Alpargatas, Braspress, Liq & Bexs Banco, para entender melhor sobre as aplicações Google G Suite e como elas transformam as organizações.
