Por Greg em 26/07/2023
Com tecnologia do Google Workplace, Gentrop auxilia o Hospital Japonês Santa Cruz a implementar inovação e sustentabilidade no setor de compras.
Nasce uma parceria de sucesso
Fundado na cidade de São Paulo em 1939, com apoio do Governo do Japão e da comunidade nipônica no Brasil, o Hospital Japonês Santa Cruz (HJSC) é referência em atendimento humanizado com qualidade e inovação, em mais de 40 especialidades médicas. Com cerca de 170 leitos disponíveis, realiza cerca de um milhão de atendimentos ao ano.
Visando impulsionar a inovação e a tecnologia entre os profissionais do Hospital, a Gentrop desempenhou um papel fundamental como empresa parceira na implementação do Google Workspace. Esse conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração do Google, aliado à expertise da Gentrop em gestão de mudanças, possibilitou a introdução de soluções tecnológicas e inovadoras em toda a instituição. Com a finalidade de aprimorar a gestão e o monitoramento das informações hospitalares, essa iniciativa trouxe avanços significativos em termos de tecnologia e inovação ao empreendimento.
Até o momento, a Gentrop ajudou a empresa a centralizar informações, gerar colaboração e transparência entre departamentos, aumentar a segurança do conteúdo veiculado entre fornecedores e colaboradores, além de gerar economia por meio de processos mais eficientes.
Fluxo de aquisição de materiais como principal desafio
O grande desafio da empresa era reestruturar o fluxo de aquisição de materiais, sem qualquer tipo de investimento adicional, diminuir a vulnerabilidade de dados, além de manter todas as iniciativas alinhadas ao compromisso com a sustentabilidade ambiental. Após as mudanças, concretizaram desde as conquistas mais práticas, como a redução no uso de papel, em todas as etapas do processo de compras, com o corte de custo de sulfites e impressões, até as mais complexas, como a melhoria nos processos por meio da tecnologia.
Mais do que a utilização de ferramentas e funcionalidades na nuvem, a equipe de compras do hospital revisou cada etapa do processo e identificou as responsabilidades de cada colaborador, bem como o nível de prioridades das tarefas e as informações necessárias para solicitar os pedidos de materiais.
Integração de sistemas como solução
O hospital é um dos clientes mais antigos da Gentrop. Com a implantação das tecnologias do Google Workplace, foi possível gerar maior autonomia para os colaboradores inovarem em suas áreas. Com isso, o time de TI do Hospital Santa Cruz construiu um fluxo de compras via Google Drive e Planilhas, integrando o processo de aquisição de material interno e a contratação de serviços necessários para manter a operação do hospital, obtendo maior rastreabilidade, redução de custos, otimização do tempo e eficiência operacional.
Trata-se da planilha SCLS (Solicitação de compras, Contratação, Locação e Serviços), que é a essência desse novo processo de gestão. Totalmente automatizada com regras de preenchimento e bloqueio de células, tal ferramenta direciona o usuário a preencher exatamente o que é necessário. Com isso, não há como encaminhar o pedido para a equipe de Compras sem antes completar as células que estão livres para preenchimento, atendendo ao requisito operacional de consistência das informações.
O procedimento é tão simples e intuitivo que o próprio documento explica quais são as etapas e basta seguir o que está sendo solicitado. Caso ainda esteja pendente algum detalhe, o comprador responsável pela demanda envia uma notificação no mesmo documento e o solicitante recebe via e-mail. Isso comprova a importância que a integração das ferramentas e as funcionalidades do Google Workspace proporcionam à rotina dos colaboradores.
Um método de trabalho que tem contribuído para todo setor de compras, fazendo com que as pessoas inovem cada vez mais, com foco na sustentabilidade. Esse é o diferencial da Gentrop, dar autonomia para o cliente criar metodologias cada vez mais aplicáveis e escaláveis aos seus negócios. A partir disso, a equipe do HJSC busca potencializar suas ferramentas e pretende criar um dashboard inteligente, com apoio da Gentrop, que ajudará com que todos tenham uma visão mais estratégica dos processos, melhorando ainda mais o desempenho no fluxo de aquisições da empresa.
Compromisso com a sustentabilidade
Antes da formalização do novo workflow de compras utilizando as soluções do Google, cada solicitação de compras demandava cerca de 25 folhas sulfite em formato A4. Tendo em vista a média de solicitações diárias, atualmente o hospital economiza em torno de 4.400 folhas de papel mensalmente, fora o custo com a impressão. Segundo o Instituto Akatu, que trabalha pela conscientização e mobilização da sociedade para o consumo responsável, para produção de uma folha de papel A4, são necessários 10 litros de água, ou seja, uma árvore para cada 10.000 folhas.
Ou seja, durante um ano inteiro, agora, com o suporte das soluções do Google Workspace, o Hospital Japonês Santa Cruz economiza cerca 528 milhões de litros de água e salva, em média, cinco árvores, graças ao seu compromisso com o desenvolvimento sustentável do planeta, por meio de soluções disruptivas que tornaram sua rotina operacional ainda mais saudável.
Veja o case na íntegra:
